現在の取り組み

同窓会再編計画について

現同窓会執行部では、定年活動の他に同窓会再編計画に取り組んでいます。 平成21年度時において同窓会が完全に形骸化し、全ての業務が停止しており、組織として活動を行える状態ではありませんでした。現在の取り組みは、平成22年度春に大まかな骨子が作られ、毎年修正を加えながら進んでいるものです。現在10年後を一つのゴールとして再編を計画しています。
当時の同窓会の状況としては、活動が行われていない > 認知度が低い > 同窓会に参加する人がいない > 活動ができない > ... という負の連鎖が続いていました。そのため、多くの人に同窓会に参加して欲しい > そのためには活動をして認知度を上げる > 意味のある活動をするためには制度の変更や、大勢での承認が必要 > 人がいないので承認できない > 意味のある活動が出来ない > 認知度があがらない > 参加者がいない。という会としての活動を何も行えない状況が発生していました。

再編計画は組織の運営そのものについて大きくテコ入れを伴うため慎重にならざるを得ず、なかなかすぐには理想への改善には至りません。定年活動を行いつつ実績を積み、校長先生や、教頭先生、総務主任、総務同窓会担当の先生方に協力していただき、少しずつ同窓会が組織として機能できるように、再編を進めています。

以下、当計画の項目と概要、現在の進捗状況です。


■ 執行部

【執行部の導入】
常任幹事だけでの会の運営が困難になってきたため、常任幹事以外の幹事でも同窓会の活動に参加できるように執行部を設立。運用中。

【３代会長】
２代会長の同窓会活動への参加が難しくなってきたため、学校の了承の上、総会を経て新しく３代会長の選出を行った。新体制を向かえ、中期的な同窓会の再建と活動を行っていく。長期的な計画としては、初期生に再度会長として、同窓会に参加してもらいたいと考えており、教頭先生にも打診中。

【副会長・議長等役員】
議長や副会長という役員職の解任に対する規定が無いため、会に参加できていない役員が増え、新たな人員を役員職に就けることが出来ない状態である。今後は別途規定を設けると共に幹事、役員達に連絡を付ける努力を継続。

【会計・会計監査】
予算会計の手続きを同窓会できちんと行うようにする。学校事務と相談し、手続きのフローのマニュアル化を行う。運用ルールを策定中。

【班活動の導入】
主に、高校卒業後1~3年の大学生を実際に活動するメンバーとして、各企画を運営をしていく。執行部の定年活動を縦割りにし、各班にある程度の裁量を与えた上で自主的な活動を促す。各プロジェクトで先輩・後輩の顔合わせと引き継ぎを確実に行い、反省点・改善点を踏まえたよりよい運営を目指す。現時点での問題点として、自発的な企画立案が難しい状況。今後改善していきたい。

【同窓会資料の整備】
同窓会に関する過去の資料が散在し、過去の記録が読めない状態だった。昨年度、同窓会室を確保し一つの場所へ資料を集めたが、散失している資料も多くあるようで、資料の整理に多大な時間がかかる。今後は公開性を高めるため、ペーパーベースであった資料の扱いをデーターベースに移行する。同窓会の備品としてPCを用意し、資料に索引をつけ、参照しやすい状態に整備し最終的にはWebサイト等で公開できるような状態にしたい。

【Webサイトの制作】
平成21年度時点でサイトが消失しており、何某かの形で制作する必要はあったのだが、後述の予算会計にも詳細の記載があるが、会報と総会の案内状の発行、発送費用が著しく増加しており、このまま続けると運営の破綻をきたすことが判明。よって総会の通知や、会計報告等の会員全員に報告する義務のある内容をWeb上での報告を以て替えることやを主要な目的として、Webサイトを制作する必要が急務としてあげられた。現在まで、何度かサイトが消失してしまっている経緯を踏まえ、個人制作負担がかかることない業務委託により制作する事を執行部として企画し、平成22年度総会で了承。その後外部委託を行う際の契約に関してのルール作り等を学校と行い、平成23年度10月契約を行い制作に入る。サイトの維持更新が簡易であるように、更新システムを専用にカスタマイズし組み込む事を仕様書に盛り込んだ。平成24年度4月完成、公開予定。


■ 予算会計

【会計書類の書式変更】
会計書式に関しての項目変更を行う。会計を明瞭にするため活動班毎に予算項目を作成。また、支出用途の無い項目の削除や統合を行う。また、予算会計の長期計画を立て短期支出での許容範囲を見積もる。平成23年度予算から導入。運用中。

【新たな収支制度への変更】
現在、準会員である在校生からの収入のみで運営しているが、正会員である卒業生は増える一方であるのに対し、収入は一定であり続ける。今回の再編計画における予算の見直しで、この収支モデルが同窓会の運営の破綻を数年以内に引き起こす事が判明。この収支を再検討し同窓会正会員から会費を徴収するようなシステムに変更する必要ある。同窓会の体制の変更となる重要な案件であり、総会において多くの会員の賛同を得てのみ変更可能。同窓会再編計画のゴールの一つである。現在は、現状の収入で支出とのバランスがうまくとれるように、定年活動の内容等を変更。まずは、平成26年度予算において、予算収支バランスの回復を目指す。その後、同窓会の参加者が増えた時点で新しい収支モデルの提案等を行う。

【会計年度変更】
現行、4月始まりの3月締めの予算・決算を、総会開催時期に合わせ9月始まりの8月締めに変更予定。本年度総会にて同窓会として了承。実際の手続きや、可否については学校事務と、高校側に一任するという形をとる。高校事務に依頼中。

【予算会計支出の規定】
予算支出に関しての規定の目安を作成する。今までの同窓会活動においてネックになっている部分でもある。持ち込まれた企画や、同窓会の企画において、支出を行ってもいいのかどうかの判断を誰がどのようにしてつけるのかという点である。現時点では会計業務を学校事務に委託しているので、例え総会で承認された支出項目でも、支出不可能な場合がある。幹事会レベルの判断と総会レベルの判断、または学校と学校事務での判断があり、これらに一定の基準や優劣の範囲等を規定として設けていなかったため、その場その場での判断となり企画倒れで終わった形跡が過去の資料から頻繁に見受けられた。学校と相談の上で支出に関しての一定の規定を策定し、流動的な同窓会活動を行えるようにする。

以上は、宮城野高校同窓会執行部より同窓会再編計画中間報告として平成23年度に開かれた第７回同窓会総会に提出されたものになります。

※ 今後も「同窓会再編計画について」という形で2.3年に一度中間報告を行っていく予定です。